Pflichten nach dem Geldwäschegesetz

Das Geldwäschegesetz sieht eine ganze Reihe von Maßnahmen vor, die Unternehmen umsetzen müssen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorzubeugen.

Nicht alle Vorschriften lassen sich problemlos auf die unterschiedlichen Verpflichtetengruppen anwenden. Den Verpflichteten müssen daher von der Aufsichtsbehörde Auslegungs- und Anwendungshinweise zur Verfügung gestellt werden. Diese finden Sie im Bereich „Downloads“. Darin wird bspw. die Frage behandelt, wann ein Immobilienmakler die Identifizierung durchzuführen hat. Die Auslegungs- und Anwendungshinweise werden ständig erweitert und je nach Bedarf aktualisiert.

Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Maßnahmen. Bitte beachten Sie, dass es für Güterhändler zum Teil abgewandelte Verpflichtungen gibt. Es gibt außerdem noch vereinfachte oder verstärkte Sorgfaltspflichten, die an dieser Stelle ebenfalls nicht dargestellt werden. Für weitergehende Informationen stehen Merkblätter als Downloads zur Verfügung, die sehr detailliert beschreiben, welche Maßnahmen das Geldwäschegesetz vorsieht. Da die Güterhändler zum Teil abgewandelte Verpflichtungen erfüllen müssen, gibt es ein eigenes Merkblatt für diese Gruppe. Die Merkblätter sind zwischen den Aufsichtsbehörden in Deutschland abgestimmt.

Sorgfaltspflichten

Identifizierung
Identifizierung bedeutet, dass Angaben zur Identität des Vertragspartners erhoben und die Angaben anhand geeigneter Dokumente überprüft werden müssen. Vertragspartner ist nur, wer als natürliche oder juristische Person ein Geschäft abschließt, nicht aber sein Vertreter oder Bote. Es ist also abzuklären wer Eigentümer des Geldes ist bzw. unter wessen Kontrolle ein Unternehmen steht, wer also wirtschaftlich berechtigt ist. Wirtschaftlich Berechtigter ist immer eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht, oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird.
Der Vertragspartner ist verpflichtet offenzulegen, ob er die Transaktion etc. für einen wirtschaftlich Berechtigten durchführt. Weigert der Vertragspartner eine Auskunft, besteht eine Pflicht zur Verdachtsmeldung.

Gewerbliche Güterhändler müssen identifizieren
- bei Annahme von Bargeld von 15.000 Euro oder mehr
- immer, wenn Tatsachen auf § 261 Strafgesetzbuch hindeuten
- immer, wenn Zweifel an den Angaben zur Identität oder zum wirtschaftlich Berechtigten auftreten

Bei allen anderen Verpflichteten hat die Identifizierung zu erfolgen:
- im Falle der Begründung einer Geschäftsbeziehung
- bei Durchführung einer Transaktion außerhalb einer Geschäftsbeziehung im Wert von 15 000 Euro oder mehr
- immer, wenn Tatsachen auf § 261 Strafgesetzbuch hindeuten
- immer, wenn Zweifel an den Angaben zur Identität oder zum wirtschaftlich Berechtigten auftreten

Besteht zu einem Kunden eine längere Geschäftsbeziehung, bei der es wiederholt zur Identifizierung kommen würde, müssen die Daten nicht jedes Mal neu erhoben werden. Der Vertragspartner ist jedoch zu befragen, ob sich Änderungen (Adresse, Tätigwerden für eine andere Person) ergeben haben.

Zur Identifizierung von politisch exponierten Personen informieren Sie sich bitte in den Merkblättern, die Sie im Bereich Downloads finden.

Aufzeichnung & Aufbewahrung
Um die Identifizierung zu erleichtern, haben die Aufsichtsbehörden bundesweit einen Dokumentationsbogen abgestimmt, der verwendet werden sollte, um die Angaben des Vertragspartners zu erheben. Den Dokumentationsbogen können Sie im Bereich Downloads herunterladen.

Die Angaben des Vertragspartners müssen durch geeignete Dokumente überprüft werden. Bei natürlichen Personen ist dies ein gültiger amtlicher Ausweis mit Lichtbild. Es bietet sich an eine Kopie von diesem anzufertigen und den Unterlagen über die Transaktion hinzuzufügen.
Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften sollten die Angaben mittels eines Auszugs aus dem Handelsregister, Genossenschaftsregister oder eines vergleichbaren amtlichen Registers nachgewiesen werden. Auch hier bietet sich die Anfertigung einer Kopie an.

Die Daten sind fünf Jahre lang aufzubewahren. Bitte beachten Sie, dass auch später eine zweifelsfreie Zuordnung des Vertragspartners möglich sein muss. Mögliche polizeiliche Ermittlungen finden evtl. erst Jahre später statt.
Zudem müssen die Unterlagen so angelegt werden, dass das Regierungspräsidium bei der Durchführung von Vor-Ort-Kontrollen feststellen kann, ob die Pflichten des Geldwäschegesetzes eingehalten wurden. Legen Sie sich daher am besten spezielle Ordner für das Thema Geldwäscheprävention an.

Einholung von Informationen
Über den Zweck und die angestrebte Art der Geschäftsbeziehung sind Informationen einzuholen, soweit sich dies im Einzelfall nicht bereits zweifelsfrei ergibt.

Überwachung der Geschäftsbeziehung
Um Auffälligkeiten bzw. Abweichungen vom gewöhnlichen Geschäftsverhalten besser erkennen zu können, muss eine kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung, einschließlich der Transaktionen, die im Laufe der Geschäftsbeziehung stattfinden, erfolgen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Informationen über den Vertragspartner (bzw. den wirtschaftlich Berechtigten), dessen Geschäftstätigkeit und Kundenprofil und soweit erforderlich mit den vorhandenen Informationen über die Herkunft ihrer Vermögenswerte übereinstimmen.

Die jeweiligen Dokumente, Daten oder Informationen sind in angemessenem zeitlichem Abstand und bei Bedarf zu aktualisieren.

Interne Sicherungsmaßnahmen

Geldwäschebeauftragter
Informationen zum Geldwäschebeauftragten finden Sie hier.

Geschäfts- und kundenbezogener Sicherungssysteme und Kontrollen
Es müssen angemessene geschäfts- und kundenbezogener Sicherungssysteme und Kontrollen entwickelt werden, die der Verhinderung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung dienen. Diese sind regelmäßig und bei Bedarf zu aktualisieren und sollen sicherstellen, dass das Unternehmen nicht für Geldwäschedelikte missbraucht wird und Auffälligkeiten rechtzeitig erkannt werden. Die Ausgestaltung und der Umfang der Maßnahmen sind frei wählbar.

Ausgangspunkt sollte eine Risikoanalyse anhand der Unternehmensgröße und des Unternehmensgegenstandes sein (Betrachtung der Vertriebs-, Produkt- und Kundenstruktur). Die Risikoanalyse ermöglicht dann die Entwicklung konkreter geschäfts- und kundenbezogener Sicherungsmaßnahmen (bspw. Handlungsanweisungen, interne Zuständigkeiten, Umgang mit Barzahlungen, Informationswege, Schulungsumfang für Mitarbeiter etc.).

Sicherungssysteme müssen auch verhindern, dass neue Technologien für Zwecke der Geldwäsche missbraucht werden, oder dass diese Technologien die Anonymität von Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen begünstigen.

Die Sicherungssysteme sind regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und ihren Aktualisierungsbedarf zu kontrollieren, dafür sind Kontrollintervalle festzulegen. Die Durchführung der Kontrollen ist zu dokumentieren.

Unterrichtung der Beschäftigten
Durch geeignete Maßnahmen muss sichergestellt werden, dass die Beschäftigten Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und ihre gesetzlichen Pflichten nach dem Geldwäschegesetz kennen. Das Gesetz lässt Art, Umfang, Ausgestaltung und Wiederholungshäufigkeit der Unterrichtung offen, so dass eine risikoangemessene Umsetzung erfolgen kann, diese muss jedoch geeignet sein. Z.B. kann eine Unterrichtung durch Unterlagen oder durch Schulungen erfolgen. Die Teilnahmehäufigkeit der Beschäftigten kann sich an deren individuellem Risiko orientieren.
Es wird pauschal von den „Beschäftigten“ gesprochen, aus der Gesetzesbegründung ergibt sich allerdings, dass keinesfalls alle Mitarbeiter eines Unternehmens unterrichtet werden müssen, sondern in erster Linie Mitarbeiter, die Kontakt mit Transaktionen und Geschäftsanbahnungen haben sowie Mitarbeiter, die in weiteren potentiell geldwäscherelevanten Geschäftsbereichen tätig sind.
Die Unterrichtungsmaßnahmen müssen dokumentiert werden.

Überprüfung der Beschäftigten auf Zuverlässigkeit
Die Beschäftigten müssen daraufhin überprüft werden, ob sie die Gewähr bieten, dass die Vorschriften des Geldwäschegesetzes sowie die internen Grundsätze, die der Verhinderung der Geldwäsche dienen, eingehalten werden. Dies soll bspw. verhindern, dass ein Unternehmen durch kriminelle Mittelsmänner unterwandert wird. Dazu sollen die Beschäftigten durch (i.d.R. schon vorhandene) Personalkontroll- und Beurteilungssysteme überprüft werden. Schwerpunktmäßig wird die Zuverlässigkeitsprüfung bei der Einstellung neuer Mitarbeiter geschehen. Aus Gründen der Verhältnismäßigkeit besteht in diesem sensiblen Bereich (Datenschutz; Persönlichkeitsrechte) bei der Ausgestaltung und Umsetzung der Zuverlässigkeitsprüfung ein risikoangemessener Beurteilungsspielraum.

Abgabe von Verdachtsmeldungen

Informationen zu Verdachtsmeldungen finden Sie hier.

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